Une lectrice m'a posé par mail la question de la gestion des documents administratifs me demandant si j'avais des conseils pour en réduire le nombre?
Alors déjà commencons par la liste de ce qu'il faut conserver?
Vous trouverez la liste très détaillé ici, des papiers que vous devez réglementairement conserver :
Une précision très importante : sachez que le scan personnel d'un papier officiel n'a aucune valeur légale, seuls les papiers dématérialisés d'origine (factures internet, relevés internet etc.) en ont une.
Comment je procède : déjà je suis la liste du site, regardez les impôts locaux c'est à conserver durant une seule année! Donc je suis cette liste et seulement cette liste, tout ce qui n'y figure pas c'est poubelle.
Ensuite je cherche à avoir le maximum de papiers dématérialisés : relevés de banques, de mutuelle, de téléphone portable, d'internet...
Mes papiers sont archivés une fois par an dans une boite, durant l'année j'ai une pochette "courrier 2014" où je stocke tous ce que je reçois (feuilles de paye, factures, impôts...). Lors de l'archivage non seulement je ne garde que le strict nécessaire de l'année écoulé mais je sors de ma boite d'archive tous les documents devenus obsolète par rapport à leur durée de conservation légale.
Bon tri!
Je confirme, la dématérialisation c'est le gros gros pied en termes de gestion des paperasses. J'ai fait un gros boulot cet automne et trié/viré/scanné tous les papiers que je gardais depuis 10 ans (et ouais), certains imprimés par réflexe alors que j'avais déjà la version originale officielle en format électronique. Je suis passée de 6 gros classeurs à deux petits: un pour les "en cours" et un pour les contrats et garanties.
RépondreSupprimerEt la bonne nouvelle, c'est qu'on a plus au moins fait la même démarche au bureau, où je suis passée d'une grosse trentaine de classeurs "fournisseurs" à 2 pour l'instant, qui ne contiennent que les originaux des contrats, tout le reste nous parvenant par e-mail. <3
Bonjour mlle-cassis
RépondreSupprimerBon initiative, juste préciser que les sauvegardes sur clé USB sont indispensables (ne pas conserver uniquement sur un disque dur!).
Faire une sauvegarde de son disque dur sur un disque dur externe régulièrement (1-2x/mois ou plus) est une garantie encore bien meilleure. ;) #astuce
SupprimerVous pouvez aussi sauvegarder sur un Cloud. Tu crois qu'on peut payer quelqu'un pour scanner 10 ans de fiche de paie ? (lol)
RépondreSupprimerLe problème c'est qu'un scan de fiche de paie n'a aucune valeur juridique...Le cloud pourquoi pas mais c'est pas assez sécurisé pour moi.
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